Hoe lang moet u uw archiefstukken bewaren?
Dit is geen eenvoudige vraag. Elk document heeft eigenlijk zijn eigen "waarde" en dus zijn eigen bewaartermijn. Want waarom worden documenten bewaard? Het meest eenvoudige antwoord hierop is: omdat het moet of omdat het vanuit historisch belang noodzakelijk is. Dit laatste is het meest eenvoudig. U vervalt dan al snel in termijnen van 30 jaar of langer. Zelfs als het niet wettelijk is voorgeschreven kan het zijn dat u documenten zelf langer wilt bewaren, bijvoorbeeld uit het oogpunt van bedrijfsbelang of uit juridische overwegingen. Om u een beetje te helpen hebben wij onderstaand overzicht voor u opgenomen!
|
| Jaarrekening, accountantsverklaring e.d. | 7 jaar | vanaf datum opstellen | art.2: 394 BW (=Burgerlijk Wetboek) |
| Winst- en verliesrekening | 7 jaar | vanaf datum opstellen | art. 2:10 en 3: 15a BW ,(=Burgerlijk Wetboek) |
| Administratie na ontbinding rechtspersoon | 7 jaar | vanaf datum opstellen | art.2: 394 BW (=Burgerlijk Wetboek) |
| Dividendnota's | 5 jaar | na opstellen | art. 3 uitvoeringsbeschikking dividendbelasting |
| Gegevens bedrijfsmatig onroerend goed | 9 jaar | volgend op het jaar waarin men het goed is gaan bezigen. | art. 34a Wet op de omzetbelasting |
| Ledenadministratie van een coöperatie met aansprakelijkheid van de leden | 10 jaar | na aanvraag van het lidmaatschap | art.2:61 BW |
| Subsidie-administratie | 10 jaar | vanaf datum administreren | art. 4:69 Algemene Wet Bestuursrecht |
| Grootboek, debiteurenadministratie, crediteurenadministratie, in- en verkoopadministratie, voorraadadministratie en loonadministratie | 7 jaar | vanaf 1 januari na het opstellen | art. 52 Wet Rijksbelastingen en art. 8 Douanewet |
| Facturen i.v.m. de omzetbelasting | 7 jaar | na opstellen c.q. ontvangst | art. 31 Uitvoeringsbeschikking omzetbelasting |
| Identificatiebewijs (op grond van Wet identificatieplicht) | 5 jaar | na einde dienstverband | art. 23a Uitvoeringsregeling Loonbelasting |
| Vervoer: Persoonlijk controleboekjes | 12 maanden* | na de laatste aantekening | art.12 Europese Overeenkomst arbeidsvoorwaarden internationaal vervoer |
| Vervoer: Register van werkboekjes | 12 maanden* | na de laatste aantekening | art. 25 Beschikking werkmap |
| Vervoer: Registratiebladen | 1 jaar* | na het gebruik | art. 5 Beschikking gebruik Tachograaf |
| Patiëntendossier | 15 jaar | vanaf datum vervaardiging (of zoveel langer als redelijkerwijs uit de zorg van een goed hulpverlener voortvloeit) | art. 7: 454, lid 3 BW |
* Alhoewel deze specifieke wetgeving een kortere bewaartermijn voorschrijft, zijn voor de fiscus en de douane de registraties van vervoersbewegingen en documenten (bv tachograafschijven) een belangrijk controlemiddel, die absoluut op basis van art. 52 van de Algemene Wet inzake Rijksbelastingen en art. 8 van de Douanewet minstens 7 jaar bewaard dienen te blijven.
NB: Alhoewel deze lijst met veel zorg is samengesteld kan Loeff's patent b.v niet verantwoordelijk gesteld worden voor eventuele vergissingen of intussen doorgevoerde veranderingen in de wetgeving. |
